10 kroků, jak delegováním získat více času

14.6.2017

Málokdo umí delegování využívat ve svůj prospěch. Správné delegování úkolů je přitom největším přínosem a odlehčením vaší vytíženosti. Pokud budete umět správně delegovat své úkoly, váš život se stane zábavnějším, volnějším a více bezstarostným. Budete se cítit méně frustrovaní a více šťastni.

Dostali jste někdy nelogické zadání, nesmyslný příkaz, nebo nějakou nepodstatnou práci udělat tím nejméně efektivním způsobem? Pokud ano, určitě s námi budete souhlasit, že dělat něco takového je zbytečné a okrádá to o čas jak vás, tak delegovaný subjekt.

Nejúčinnějším způsobem, jak zajistit chytré a prospěšné delegování vašich úkolů je dodržovat jistá pravidla a procesy

 

1. Sepište si úkoly

Než se pustíte do delegování jakéhokoliv úkolu, je třeba sepsat si všechny úkoly, které potřebujete zvládnout. Zapisujte si všechno, co děláte ať už pravidelně nebo jednorázově. Ať už se jedná o plánování porad, vyhledávání na internetu, on-line nakupování, zařizování pochůzek, vytváření dokumentů, hledání zaměstnanců, publikování komentářů na sociálních sítích, vkládání příspěvků, aktualizace a správa databází, optimalizace stránek pro vyhledávání, vyhledávání dodavatelů apod., napište opravdu všechno. Možná budete překvapeni kolik činností vlastně děláte.

 

2. Rozdělte si úkoly podle důležitosti

Nyní když už máte všechno pěkně sepsané, označte všechny činnosti podle toho, jak jsou pro vás důležité. Nejdůležitější činnost označte číslem 1 a následně pokračujte, dokud nebudete mít všechny očíslované. Tento rozpis vám zároveň usnadní uvědomit si priority a druhořadé záležitosti.

 

3. Vyhodnoťte, které úkoly můžete delegovat

Nyní nastává čas objektivně posoudit, které činnosti by mohl dělat někdo jiný a které se neobejdou bez vašeho zásahu. Všechno, u čeho nemusíte být fyzicky přítomni, dělat nemusíte. Nejspíš zjistíte, že je takových činností překvapivě málo.

 

4. Jedná se o jednorázový nebo pravidelný úkol?

Úkoly, které vykonáváte jsou různé povahy. Je dobré uvědomit si, jestli zda musí být úkol zpracován v nějaké pravidelné frekvenci, nebo se jedná o jednorázovou akci. Tyto činnosti proto rozdělte dále do sloupců „jednorázový úkol“ a „pravidelný úkol“.

 

5. Jednorázový úkol srozumitelně popište a zadejte ke zpracování

V případě jednorázových úkolů, je třeba spolu se zadáním uvést jeho přesný popis. Srozumitelnost zde hraje zásadní roli, právě kvůli častému nepochopení ze strany „přijímače“. Ujistěte se, že druhá strana rozumí:

 

• Co má zpracovat

Bohužel se občas stane, že druhá strana při zpracování nerozumí požadavku. Nad zadáním bude jenom marně přemýšlet, co jste po ní chtěli, a to co nepochopí si „domyslí“ nebo interpretuje „po svém“. Daný výsledek vás rozhodně neuspokojí. Vaše zadání by mělo být možné vyjádřit pouze jediným způsobem a nemělo by být obtížné na pochopení. Málo známá, byť kultivovaná slova skryjí fakt, že jste se nevyjádřili dostatečně přesně. Z toho plyne rozladění a nespokojenost na obou stranách, což nesvědčí o efektivní, ani přínosné spolupráci.

 

• Jak to má zpracovat

Vysvětlete způsob, jakým má druhá strana úkol zpracovávat. Například, potřebujete-li vytvořit nějakou konkrétní analýzu, zadejte, jakým způsobem mají být data získána, jakou formou bude prezentován výsledek a jak dlouho bude úkol trvat. V této fázi se ujistěte, zda vás druhá strana pochopila a ví, jak zadání zpracovat.

 

• Proč (k čemu) tento úkol zpracovává

Často opomíjené, je vysvětlení důvodu zadané práce. Absence „proč“ vám přitom může nadělat více škody než užitku. Vysvětlení důvodů, proč potřebujete zpracovat právě tento úkol souvisí nejen s motivací zpracovatele, ale také k pochopení samotného cíle, který pomáhá lépe porozumět celkovému kontextu. Např.: Potřebujete přeložit článek, ale neřeknete proč. Druhá strana tedy článek přeloží a odevzdá. Vám se však nelíbí jeho forma. Původně jste zamýšleli prezentovat článek na webu, ale struktura textu je nezajímavá. Kdybyste vysvětlili, k čemu bude sloužit přeložený článek, ušetřili byste čas na přepisování textu do přijatelné podoby.

 

• Kdy potřebujete úkol odevzdat

Konkrétní termín odevzdání úkolu je nezbytný při zadávání. Pokud nezadáte termín, hrozí že nebudete celkově spokojeni, protože pravděpodobně již máte podvědomou představu, kdy byste si přáli mít úkol hotový. Druhá strana však může vnímat vámi zadaný úkol jako méně důležitý, protože má na něho dostatek času. I u úkolů, které vyloženě nespěchají byste proto měli stanovit termín. Přikládáte mu tak na důležitosti a zároveň máte věci pod kontrolou.

 

6. Na opakované úkoly si napište krátký a stručný manuál

Budete-li mít připravený krátký manuál, ve kterém obsáhnete jasně a srozumitelně obsah opakující se činnosti, nebudete se už muset nikdy danou činností zabývat, což stojí za ten pocit. Manuál budete předávat spolu s úkolem ke zpracování. Při tvorbě manuálu nezapomeňte být specifičtí a správně definovat činnosti, které potřebujete vykonávat. Např., pokud potřebujete spravovat a aktualizovat zákaznickou databázi, určete, kdy přesně se databáze bude zpracovávat, za jak dlouhou dobu se budou kontaktovat zákazníci, v jakém časovém rozmezí dostane zákazník email a kdy se budou přidávat do databáze noví zákazníci. Jen tak zajistíte plynulé plnění pravidelných činností.

V manuálu nesmí chybět:

• Pravidelnost činností

Vzhledem k povaze pravidelných úkolů je třeba určit dopředu po jak dlouhé době se má činnost opakovat. Buďte co nejvíce konkrétní. Nestačí uvést do manuálu „pravidelné kontaktování zákazníků ohledně spokojenosti“, ale rovnou definovat: „Tázání ohledně spokojenosti provedeme první úterý v měsíci.“ Jasně daná pravidla jsou základem každého delegování a pomůžou vám vyhnout se nedorozumění.

 

• Termín zpracování

I u pravidelných úkolů nezapomeňte uvést termín zpracování. Soustřeďte se i na detaily. Popište přesně co a do kdy se má udát. Např. Pokud nám dojde e-mail od zákazníka, odpovíme mu do dvou pracovních dnů.

 

• Pravidelné výstupy

Přestože jste se rozhodli, že už tyto pravidelné úkoly nebudete dělat sami, určitě budete potřebovat pravidelné informace nebo reporty o tom, jaká je situace, a jaký je výsledek daných úkolů. V manuálu proto uveďte, kdy požadujete odevzdávat pravidelný výstup z těchto činností, co chcete sledovat a o čem chcete být informování.

 

6. Jakou formu zadávání úkolu zvolíte?

Při delegování úkolů si můžete sami vybrat jaká forma zadávání je pro vás nejvíce vyhovující. Každému přirozená jiná forma zadávání úkolů. Někdo nejraději deleguje osobně, někdo telefonuje a jiný raději posílá zprávy. Ať už preferujete jakoukoliv možnost, vždy je lepší úkoly zadávat písemně, zejména v případě, že ještě nemáte vypracovaný manuál. Nedá se totiž zpochybnit zadání a vždy lze daný e-mail dohledat jako důkaz v případě nedorozumění. Pozor však na nepřesně specifikované zadání v e-mailu. Stejně jako v přímé komunikaci může být i v té písemné špatně pochopené instrukce. Proto doporučujeme dotázat se druhé strany, zda e-mail pochopila správně. Můžete jí požádat, aby vám zopakovala zadání vlastními slovy. Při instrukcích, které lze pochopit různými způsoby, např. v případě psaní článků je lepší uvést konkrétní příklad a nechat si poslat část rozpracované ukázky, aby se nestalo, že druhá strana zpracuje špatně celý úkol.

V případě, že máte již hotový manuál, můžete zadávat jednotlivé úkoly klidně telefonicky. Kvalitně zpracovaný manuál bude obsahovat již všechny postupy a vy nebudete plýtvat časem na další vysvětlování úkolu.

 

8. Jak kontrolovat delegované činnosti?

Při delegování činností si zapište do plánovacího programu nebo do diáře, kdy má být úkol hotový a kdy přesně potřebujete vypracování zkontrolovat. Pokud delegujete činnosti, které musíte mít hotové do určitého data, stanovte termín odevzdání práce druhé straně k dřívějšímu datu, abyste si vytvořili dostatečnou rezervu k případnému přepracování.

 

9. Vypracování úkolu zkontrolujte

Zjistěte, jestli se vypracovaný úkol shoduje s vašimi přesnými požadavky, zda byl řádně splněn včas a v termínu. Nebojte se projevit nespokojenost, pokud vaše představa byla jiná. Jen přímým zhodnocením dosáhnete dlouhodobě kvalitní spolupráce se zpracovatelem.

10. Konstruktivní kritika

V této fázi podejte zpracovateli vašich delegovaných činností upřímnou zpětnou vazbu. Pokud došlo k nějakému nedorozumění, vysvětlete lépe tuto záležitost v manuálu. Čím více zkušeností při delegování činností budete mít tím spíše budete vědět, jak věci vysvětlovat k vzájemnému pochopení a dobré spolupráci.